ב־5 בנובמבר הכריזה Google על בטא שמחילה הצפנה בצד הלקוח באמצעות כללים על קבצים תואמים ב־My Drive ובאחסון שיתופי, לרבות Docs, Sheets, Slides והעלאות נתמכות. ההמרה שומרת את הכתובת. ברירת המחדל כבויה; ההכרזה דורשת Enterprise Plus עם Assured Controls או Assured Controls Plus והרשמה ואישור לבטא. פרטי ההשקה.
מבחינת מנהל המערכת, השאלה המועילה היא איזה תהליך עבודה יכול לעבור את השינוי בבטחה. התייחסו לכלל כשינוי בקובצי הצוות, ולא כאל מתג מדיניות ירוק שמסמן שהעבודה הסתיימה.
בדקו במה הקובץ תלוי
מדריך הניהול מונה גם מהדורות Education; אמתו זכאות. יש להגדיר CSE להיקף המיועד, עם שירות מפתחות שתומך ב־systemwrap.
ההמרה מסירה לצמיתות אוטומציות Apps Script הקשורות לקובץ וטפסי Forms מקושרים מהקובץ הראשי. גרסאות קודמות לא מוצפנות נמחקות; תוכן שהוסר מיוצא לקובצי takeout מוצפנים. ב־Docs, Sheets ו־Slides הגרסה האחרונה מוצפנת והתגובות נשמרות; תגובות בקובצי צד שלישי מוסרות. השפעות ההמרה.
לפני ניסוי מוגבל, שאלו את בעל הקובץ מה ייחשב לתהליך שנשבר. מסמך עשוי להיות רק שלב אחד בתהליך. רשמו מי משתמש בפלט שלו, אילו משימות תלויות בו וכיצד בעליו יבדוק את התוצאה.
הגדירו השלמה לפני הרחבה
Google ממליצה להתחיל בכללי ביקורת בלבד. אם שירות המפתחות אינו נגיש, הקבצים נשארים לא מוצפנים. פתרו שגיאות, סרקו מחדש, ואמתו שהאירוע Encryption change applied מציג Succeeded. הנחיות תפעול.
תוכנית בדיקה מעשית:
- הסכימו על היקף קטן. ציינו מי אחראי ומהו התהליך העסקי שנבדק.
- תעדו את התוצאה הרצויה. הגדירו מי אמור לעבוד עם הקובץ שהומר ואילו משימות צריכות להמשיך לפעול.
- הקצו טיפול בכשלים. מנו אחראי לבדיקת עבודה שלא הושלמה ולתיעוד הפעולה הבאה.
- התנו את ההרחבה בבדיקות. דרשו גם ראיות טכניות וגם בדיקות תפקוד של בעל הקובץ לפני הכללת קבצים נוספים.
אלה צעדי בדיקה מוצעים, לא תוצאות של הטמעה שבדקנו. מדיניות הצפנה כשלעצמה אינה מוכיחה עמידה בדרישות חוק; את ההערכה הזאת יש לבצע מול דרישות הארגון ויועציו.